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协同办公系统

作者: 日期:2009-03-27 08:59:04 点击次数:19145

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    1. 功能介绍

       1.1  登录

       1.2  公文处理

           1.2.1 收文管理流程

           1.2.2 发文管理流程

       1.3  批示督办

           1.3.1 督办管理流程

      1.4  信访管理

           1.4.1  校长信箱流程

       1.5  公共事务

           1.5.1  通知公告

       1.6  个人事务

           1.6.1 待办事宜

           1.6.2 日程安排

           1.6.3 个人设置

           1.6.4 事务委托

           1.6.5 修改密码

       1.7  工作联系(部门学院版)

           1.7.1  公务发件箱

           1.7.2 公务收件箱

       1.8  公文传输(部门学院版)

           1.8.1 公文发件箱

           1.8.2 公文收件箱

       1.9  系统管理

           1.9.1 工作流管理

           1.9.2 用户管理

           1.9.3 系统配置

 

 

 

 

 

 

  

1. 功能介绍  

1.1          登录

打开IE浏览器,在地址栏中输入OA系统地址,输入用户名、口令,点击“登录”按钮进入系统。

1.2          公文处理

1.2.1            收文管理流程

收文办件流程主要实现外部来文从“收文登记”→“办公室主任拟办”→“领导批示”→“部门办理”→“收文归档”的自动流转过程。

中间办理过程『下图中的(2)』:办公室主任拟办、领导批示和部门办理的处理方式类似,我们只举其中一个步骤介绍。下面将该流程分为(1)收文登记、(2)中间处理过程和(3)收文归档来介绍。

 

    注:上述是最常见的流程,各单位根据自己的具体实施情况流程可能会有些不同,但是基本操作原理是一样的。

1)收文登记

收文登记的来文主要有两种来源,一为外部纸质文件的扫描;二为单位文书通过部门学院版系统的公文传输模块接收。若为前者,点击“收文管理”界面的“办文登记”按钮;若为后者,点击公文传输模块中要登记文件下方的按钮“转收文”;

1、选择流程

 

2、填写处理单的收文信息

 

3、选择下一步流程和操作人员,并填写处理意见。

4、提交处理单

点击“提交”按钮将来文送到下一步操作人员,同时文件存入“在办收文”;

点击“保存”则将所做操作保存在草稿箱中。

2)收文办理过程

我们以“办公室主任拟办”为例来介绍收文办理过程;

办文处理人员在其“待办收文”中点击需要处理的文件,转到“公文处理单”界面。

1、查看和处理文件

通过点击收文正文文件,查看来文。

 

2、选择下一步流程和操作人员,并填写处理意见。

通过流程选择和人员选择确定下一步操作人员。

3、提交处理单

点击“提交”按钮将来文送到下一步操作人员,同时文件也从“待办收文”转入“在办收文”;

点击“保存”则将所做操作保存在草稿箱中。

3)归档

     归档人员在其“待办收文”中点击需要处理的文件,转到“公文处理单”界面。然后,点击页面下方的“”按钮,即可进行归档。

1.2.2            发文管理流程

发文管理主要实现内部文件从“部门拟稿”“部门会审”→“两办文秘室”→“主任审稿”→“校领导签发→“文书编号”→“文书归档”的自动流转过程。

中间办理过程『下图中的(2)』:部门会审、主任审稿和校领导签发的处理方式类似,我们只举其中一个步骤介绍。下面将该流程分为(1)收文登记、(2)中间处理过程、(3)文书编号和(4)文书归档来介绍。

 

1)处室拟稿

1、选择流程

 

2、发文管理单

 

填写发文管理单的各项信息,发文单采用内嵌WORD方式,在表单中的WORD编辑窗口内撰写文件内容。如图所示。

 

3、选择下一步流程和操作人员,即选择领导审稿。

 

4、提交处理单

点击“提交”按钮将文稿送到下一步操作人员,同时文件存入“在办发文”;

点击“保存”则将所做操作保存在草稿箱中。

2)发文办理过程

我们以“主任审稿”为例来介绍发文办理过程;

处室领导在其“待办发文”中点击需要处理的文件,转到“发文单”界面。

1、查看和审查文件

打开发文单审查文件内容。修改的文字将用其他颜色和符号标示出来,如图所示。

将鼠标移到某个修改处,还可以显示具体的修改人员名字和修改时间。

 

2、选择下一步流程和操作人员,即主任审稿。

3、提交处理单

点击“提交”按钮将文稿送到下一步操作人员,同时文件存入“在办发文”;

点击“保存”则将所做操作保存在草稿箱中。

4)排版打印

负责排版打印的文书在其“待办发文”中点击需要处理的文件,转到“发文管理单”界面。

点击“”出现:

 

进行WORD排版。

 

然后,点击“提交”按钮将文稿送到归档人员处,同时文件存入“在办发文”;

5)文书归档

归档人员在其“待办发文”中点击需要处理的文件,转到“发文管理单”界面。

打开表单。在有颜色标记的修改处点击右键,选择“接受修改”,则该处的颜色修改标记即被隐藏。

 

然后,点击页面下方的“”按钮,即可进行归档。

 

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1.3          批示督办

1.3.1            督办管理流程

督办管理主要实现外部来文从“办文登记”→“办公室主任批示”→“领导批示”→“部门办理”→“办结归档”的自动流转过程。

 

1)办文登记

办文登记的来文主要有两种来源,一为外部纸质文件的扫描;二为联系秘书通过校级系统的参阅信息模块转督办。若为前者,点击“校内报告”界面的“登记”按钮;若为后者,在参阅信息模块“转督办”操作。

1、选择流程

 

2、填写处理单的信息

 

3、选择下一步流程和操作人员,一般默认处理人为办公室主任

 

4、提交处理单

点击“提交”按钮将来文送到下一步操作人员,同时文件存入“在办”;

点击“保存”则将所做操作保存在草稿箱中。

2)查看和处理文件

通过点击督办正文文件,查看来文 

2、选择下一步流程和操作人员,并填写处理意见。

通过流程选择和人员选择确定下一步操作人员。

3、提交处理单

点击“提交”按钮将来文送到下一步操作人员,同时文件也从“待办”转入“在办”;

点击“保存”则将所做操作保存在草稿箱中。

3)办结归档

     归档人员在其“待办”中点击需要处理的文件,转到“公文处理单”界面。然后,点击页面下方的“”按钮,即可进行归档。

 

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1.4          信访管理

1.4.1            校长信箱流程

校长信箱主要实现外部来文从“办文登记”→“办公室主任批示”→“领导批示”→“部门办理”→“办结归档”的自动流转过程。

 

1)办文登记

办文登记的来文主要有两种来源,一为外部纸质文件的扫描;二为外网导入。若为前者,点击“校内报告”界面的“登记”按钮;若为后者,在校长信箱模块“导入”操作。

1、选择流程

 

2、填写处理单的信息

 

3、选择下一步流程和操作人员,一般默认处理人为办公室主任

 

4、提交处理单

点击“提交”按钮将来文送到下一步操作人员,同时文件存入“在办”;

点击“保存”则将所做操作保存在草稿箱中。

2)查看和处理文件

通过点击校长信箱正文文件,查看来文。 

2、选择下一步流程和操作人员,并填写处理意见。

通过流程选择和人员选择确定下一步操作人员。

3、提交处理单

点击“提交”按钮将来文送到下一步操作人员,同时文件也从“待办”转入“在办”;

点击“保存”则将所做操作保存在草稿箱中。

3)办结归档

     归档人员在其“待办”中点击需要处理的文件,转到“公文处理单”界面。然后,点击页面下方的“”按钮,即可进行归档。

 

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1.5          公共事务

1.5.1            通知公告

通知公告主要用于相关部门或用户对外发布通知、公告、公示、信息等,一般要求比较严肃正规。通知公告模块由“公告发布”角色来进行新建、修改、删除等操作(一般谁创建谁维护),一般用户只能进行浏览查看。下面详细介绍该模块相关功能及具体操作:

新建通知公告

1)      “有效天数”是指自公告的发布时间开始后几天内有效的时间度量值,其默认值是7天,可以进行手工更改,以符合用户的时间要求,在公告正文中输入要发布公告的内容。

2)      “公告范围”是指当前公告发布后,可以查看到此公告的用户群体,公告发布人员可以根据需要进行选择。

3)      点击“保存”按钮保存当前录入的公告信息,系统将标记此公告为草稿状态,点击“提交”按钮保存当前录入的公告信息,系统将标记此公告为发布状态。注:草稿状态,只有此公告的创建用户才有浏览查看及编辑等权限。发布状态,其他范围内的用户也有浏览查看权限。

 

上图为新建通知公告页面。

公告发布

         用户可以根据需要,在新建通知公告的时候,点击“发布”按钮直接发布当前公告,或者,先点击“保存”按钮,保存当前公告,方便以后从“草稿”视图进入相关主题的公告编辑后再行“发布”。

公告回复

1)     在“当前公告”中可以查看当前需要有效的公告,打开已发布的公告,在“回复内容”里输入回复信息。

2)     点击“回复”按钮,当前回复信息被提交。相关图如下:

3)     查看阅读情况

公告发布用户可以根据实际需要查看当前公告范围内相关用户的阅读情况。点击“查看阅读情况”按钮,系统显示当前公告的阅读情况详细信息。效果如下图所示:

 

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1.6  个人事务

1.6.1            待办事宜

待办事宜模块中显示了所有需办理的事务并走流程的文件,如发文、办文等等(阅件不在其中),方便用户处理。

处理过之后的事务将被自动转入已办事宜,点击图右边的“已办事宜”即可转到“已办事宜”列表。点击列表中的条目即可查看事务的详细内容。

1.6.2            日程安排

在工作台的“个人设置”中选择“日程安排”,进入个人日程安排模块。进入个人日程安排模块后,系统默认显示月历页面,并显示相应日期的工作安排。

 

建立新的工作安排

在左边月历中选择需要建立工作安排的日期,然后点击右边时段中的对应时间,即可弹出日程安排页面。

 

输入所选日期该时间段的日程活动(若需要短信提醒则在短信提醒处打勾)。点击共享处的箭头“>>”,弹出共享人员地址簿:

 

选择需要共享的人员,这样该日程安排也会出现在被共享人员的个人日程安排中。

如果类型下拉框中没有你需要的类型,你可以在“输入分类框中输入新的类型,新输入的类型会被系统记录,并再下次进行日程安排时出现在类型下拉框中。

个人工作安排查看:

先在选择需要查看的日期:

点击“查看个人工作”:显示该日期下的个人工作安排。

点击“查看共享工作”:显示该日期下的共享工作安排。

日期显示方式

点击“周历”,日期选择处即按周历显示;

点击“月历”,日期选择处即按月历显示;

点击“年历”,日期选择处即按年历显示;

1.6.3            个人设置

该模块主要处理与用户个人相关的一些事务,包括批示管理、个人地址本、个性化设置、修改个人资料和密码修改功能。下面介绍它们的详细功能和具体操作。

个性化设置

通过个性化定制,用户可以使用自定义的OA系统操作首页。比如去掉一些不常用的项目,将使用率更高的项目列在前面,这样用户一登录到系统就可以清楚地看到跟自己有关的事务。下面介绍设置方法:

 

图:个性化设置界面

点击“个性化设置”按钮,转到个性化定制的“栏目布局”界面。在左栏或者右栏的复选框中选择需要显示在首页的模块,点击确定。所选栏目即刻显示在左栏或右栏列表中,通过上下移动箭头“”对所选模块进行排序,并可使用“”删除不再经常使用的模块,然后点击保存,即可在主页上显示所选模块。

注:左栏和右栏即对应OA系统首页的左栏和右栏。

在个性化定制页面,点击“主题”即转到页面风格设置界面。在这里列出几种不同颜色的界面供用户选择。

个人地址本管理

个人地址本为用户提供个性化的地址本设置,使用户在其他模块操作选择机构人员时更加地方便。可以将在人员选择时经常用到的用户编成一个组,如“我的同事”。

 

个人地址本的修改和删除功能类似于文档类型的修改和删除(参考3.6.2节“文档类型”),下面介绍新增个人地址本功能:

点击“新增”,在“组名称”一栏输入自定义的名字;然后点击“”按钮选择组成员,并填写排序数字;“保存”后用户就可以在其他模块做人员选择时更加方便了。

个人批示管理

点击“批示管理”转到“个人批示管理”界面。

 

图:个人批示管理

用户可以创建、修改以及删除批示内容。(操作可以参考3.6.2节的“文档类型”)

用户还可以对批示内容进行排序。修改每个类型后面的数字,然后按“保存”按钮,批示内容将按数字由低到高的顺序显示。

1.6.4            事务委托

该模块提供事务委托功能,用户在外出或者有事无法处理OA系统的事务时可将事务委托给他人处理。下面介绍其详细功能和具体操作。

新建事务委托

1)、点击“新建委托信息”,进入委托界面

2)、选择事务委托的起止时间及委托事由,在复选框中选择要委托的事宜,并点击“委托人员”按钮选择相应的事务委托人。

3)、点击“保存”按钮保存所做操作,并存入草稿。点击“提交”按钮进行事务委托的提交。

                                            图:事务委托

查看有效事务委托

点击“事务委托”页面右边的视图“有效委托”,显示在有效日期内的用户委托,点击委托事由,可以查看该委托具体内容。如果需要提前结束委托事项,点击委托具体内容页面下方的“委托终止”按钮,中止委托。

查看失效事务委托

点击“事务委托”页面右边的视图“失效委托“,显示在有效日期外或者用户主动终止的委托。点击委托事由,可以查看该委托具体内容。

1.6.5            修改密码

为用户提供登录密码修改功能。注:密码位数需为612之间。

输入旧密码,然后填写新密码两次,若旧密码正确并且两次输入的新密码相同则可完成修改。

 

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1.7          工作联系(部门学院版)

1.7.1            公务发件箱

公务发件箱使用户可以给OA系统内部用户发送邮件,并显示接收者的阅读情况,非常方便。 

 

发送一封新信件

1)、点击“新建公务信件”,转到新邮件窗口,如图所示:

 

图:新建公务信件

2)、输入相关信息。

其中,点击  图标选择邮件接收用户;在“主题”中输入邮件的标题;邮件内容写入“正文”;点击“浏览”弹出选择框,选择要发送的邮件附件;若有多个附件,请点击“增加”按钮做相同的操作。

3)、完成邮件后,点击“发送”按钮即可成功发送。点击“保存”按钮保存所作操作,并存入草稿中。

查看已发送邮件和阅读情况

点击右边的视图“已发送公务信件”,左边列表将显示所有发送的信件。

点击需要查看的邮件,如图所示,页面下方显示了“用户接收信息”。

 

删除已发送邮件

点击打开的已发送信件下方的按钮“删除”,可以删除该邮件;

也可以在已发送邮件列表对应信件前的复选框上打勾,点击“删除”按钮,可以删除所选的信件。

 

1.7.2            公务收件箱

公务收件箱用来接收OA系统内部用户发送的邮件,默认显示待收公务信件。

 

回复邮件

点击待收信件主题,查阅内容,按下方的“回复”按钮转到邮件发送界面。同时查阅过的信件将被转到“公务收件箱”的“已收公务信件”。

查看已收信件

用户点击右边的视图“已收公务信件”,左边列表将显示所有已经查阅的信件。

删除公务信件

在对应信件前的复选框上打勾,点击“删除”按钮,则删除所选的信件。

 

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1.8          公文传输(部门学院版)

1.8.1            公文发件箱

    公文发件箱使用户可以给OA系统内部用户发送公文,并显示接收者的阅读情况,非常方便。

 

发送公文

1)、点击“新建公文”,转到新邮件窗口,用户通过选择“校内报告”、“参阅信息”、“”、“”类型,选择不同的接收用户。如图所示:

 

          图:新建公文

点击  图标(院级交换)选择接收用户:

 

2)、输入相关信息。

其中,点击  图标选择接收用户;在“主题”中输入邮件的标题;邮件内容写入“附件”;点击“浏览”弹出选择框,选择要发送的邮件附件;若有多个附件,请点击“增加”按钮做相同的操作。

3)、完成公文后,点击“发送”按钮即可成功发送。点击“保存”按钮保存所作操作,并存入草稿中。

查看已发送公文和阅读情况

点击右边的视图“已发送公文”,左边列表将显示所有发送的公文。

点击需要查看的邮件,如图所示,页面下方显示了“回复情况”。

 

删除已发公文

点击打开的已发送信件下方的按钮“删除”,可以删除该公文;

也可以在已发送邮件列表对应信件前的复选框上打勾,点击“删除已收件”按钮,可以删除所选的信件。

 

1.8.2            公文收件箱

公文收件箱用来接收OA系统内部用户发送的公文,默认显示待收公文。

回复公文

点击待收公文主题,查阅内容,输入回复意见,按下方的“回复”按钮进行回复。

 

查看已收公文

用户点击右边的视图“已收公文”,左边列表将显示所有已经查阅的公文。

删除已收公文

在对应信件前的复选框上打勾,点击“删除已收件”按钮,则删除所选的公文。

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1.9          系统管理

系统管理为OA系统的后台管理部分,由系统管理员和部门管理员进行相关权限的操作维护。主要有:工作流管理、用户管理、系统配置等模块。下面将简要介绍系统管理部分的相关功能模块和操作要点。

注意:系统管理模块只要系统管理员和部门管理员才有相关操作权限。系统管理模块是OA系统正常运行的必要组成部分,请系统相关权限用户谨慎操作。

1.9.1            工作流管理

工作流管理管理主要是对各流程模块(如:收文管理、发文管理、校内报告、督办管理、校长信箱等需要流程才能流转的模块)进行流程定义、修改、删除等的管理操作。需要系统管理员或部门管理员才能进行操作维护。下面简要说明流程管理的相关操作要点:

新建流程

从系统菜单栏选择“工作流管理”,进入工作流管理页面。由于模块需要Java Applet的支持,需要用户安装jdk。待Java Applet加载完毕之后会出现工作流管理页面(图见下方)。点击右边的“新建”图标,就可开始流程的新建操作。然后点击“流程属性”图标,选择或填写流程的相关属性,一个流程的基本框架就建好了。点击“节点”图片,然后右键点击下方的流程定义区域,就可以在该流程中生成一个节点。用户可以根据需要右击该节点图标设置该节点的相关属性。一般一个可用的流程要求有两个以上的节点。用户可以根据工作中文件流转的实际情况,确定节点的个数以及节点的流向。点击“流向”图标,然后点击任意两个节点,就可实现两个节点间的流向。例如:点击“流向”图标后,依次右击节点A和节点B,则箭头从A流向B,右击两个节点间的“流向”标记,还可以对A流向B的这一过程进行相关属性的设置。用户根据需要,定义好当前流程后,点击“保存”图标,就可以保存当前流程信息。

 

1.9.2            用户管理

用户管理模块主要完成系统新部门注册、新用户注册、用户删除、用户调入调查、用户角色维护等操作。下面简要说明模块提供的一些相关操作。用户管理页面图如下:

 

添加部门(只要系统管理员才有该权限)

         点击“添加部门”按钮,进入新建部门页面,填写相关信息保存即可。

添加用户

         点击“添加用户”按钮,进入新用户注册页面,填写相关用户信息保存即可。

用户删除

         选择需要删除的用户,点击“彻底删除”按钮,则删除选中的用户。

人事调入/调出

         进入到需要人事调动部门底下,点击“人事调入”,则进入人事调入页面,选择相应人员保存就可调入到该部门底下;选择相应人员,点击“人事调出”,则从该部门底下调出相应人员。

用户信息维护

         选择相应用户,点击进入用户信息维护页面。可以对用户基本信息进行修改(如:用户信息、属性信息以及角色信息等)。

1.9.3            系统配置

系统配置模块主要对其它模块的一些必要的相关信息进行配置管理。如:收文办件模块的收文类型管理;发文管理模块的发文文号管理和发文模版管理;公文档案库的归档类型管理;信息采编的期刊类型和加分标准管理等等。系统配置模块能极大的方便和支持系统其它的模块的正确良好运行。下面对比较常用模块的系统配置部分的相关配置操作做简单说明:

发文管理模块

选中菜单进入系统配置页面,点击页面左边树形结构的“发文管理”,选择相应的配置,右边则打开相应的配置页面。页面图如下面图:

1)   发文模块管理:点击“增加”按钮,填写类型名称、排序号等,并点击“编辑”,系统弹出word模板,修改word模块并保存关闭后,点击“保存”按钮就可完成增加发文模块操作。同时还可以选择进入相应发文模块进行修改操作。点击“删除”,则删除相对应的发文模板。

2)   发文文号管理:点击“增加”按钮,填写文件字号、文件年号、文件文号等相关信息,点击“保存”按钮完成发文文号增加操作。点击右边“删除”,然后按“保存”按钮完成发文文号删除操作。修改相应信息,按“保存”即可完成发文文号的修改操作。

 

收文管理

收文管理模块主要对收文类型进行配置管理。操作基本上同上,只是需要填写的相关信息项略有不同,这里不再详细介绍。

通知公告模块

通知公告模块主要对公告类型进行配置,一般主要类型有通知、公告、公示、信息等。操作基本上同上,只是需要填写的相关信息项略有不同,这里不再详细介绍。

 

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